Mit dem Entwurf einer Strategie und einem ersten Konzept der Neuausrichtung der Personalabteilung im USZ, welches auf einer Befragung von internen Kunden basierte, erfolgte der Start in das Jahr 2002.

Die Analyse interner Arbeiten und Abläufe erlaubte die Erarbeitung eines Konzeptes für die Neuausrichtung des Human Resources Management (HRM). Dieses wurde im Rahmen eines fit! Projektes entwickelt und vom fit!-Steuerungsausschuss sowie der Spitalleitung genehmigt. Die Einführung wurde für November 2002 geplant. Wegen Krankheitsbedingtem Ausfall und diversen personellen Abgängen in der Personalabteilung musste die Einführung verschoben werden.
In der darauf gebildeten Übergangsorganisation mit zahlreichen neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Zeit war anfänglich die Verunsicherung gross. Es gab wenig Halt an Altbekanntem. Neue Arbeitsinhalte, Kundenkontakte, neue Kollegen und Vorgesetzte erforderten viel Flexibilität und gegenseitige Rücksichtsnahme.

Durch laufende, situations- und zeitgerechte Information seitens der Führungskräfte und unter Einbezug der betroffenen Arbeitsgruppenmitgliedern, konnte an den Projektinhalten weiter gearbeitet werden. So konnten kurzfristige Prozessoptimierungen (Quick-Wins) umgesetzt werden, Personen rekrutiert und die zukünftige Teamzusammenstellung definiert werden. Obwohl die neue Organisation noch nicht umgesetzt werden konnte, verbesserte sich die Dienstleistungsqualität und die Professionalität der Beratungsleistungen deutlich. Ein weiterer, sehr wichtiger Anteil nahmen die Vorarbeiten für die Einführung des neuen Personalinformations- und Lohnabrechungssystem PALAS in Anspruch. Das PALAS bildet künftig die Informatik-Grundlage für alle Prozesse in der neu auszurichtenden Personalarbeit.

PALAS am USZ
Rolf Brüderlin, Human Resources Management, Projektleiter PALAS USZ

PALAS ist ein für den ganzen Kanton Zürich angepasstes Personal-Management- und Lohnabrechnungs-System der Firma IBM, welches unter dem Namen "Human Resources Access" weltweit über 700 mal installiert ist. PALAS soll - durch die umfangreichen Funktionen - den Wandel der Personalarbeit von der herkömmlichen Personaladministration zu einem modernen Human Resource Management Informatikseitig unterstützen.

Im USZ wird PALAS bereits seit Januar 2000 in der Personalabteilung für die Verwaltung von Absenzen und die Checkauszahlungen eingesetzt. Seit Mitte März 2001 wurden alle Personaldaten im PALAS erfasst und via Schnittstelle an das vom Kanton Zürich entwickelte Personal-Informations-System (PIS) übergeben, wo auch die Lohnabrechung und -auszahlung erfolgt. Dieses Vorgehen wurde gewählt, da die vollständige Einführung von PALAS per Anfang 2002 geplant war. Leider konnte dieser Termin nicht eingehalten werden, weil die Anpassungen für die vielen und heterogenen Anforderungen an PALAS von Seiten der verschiedenen kantonalen Direktionen und Ämter vom Hersteller nicht rechtzeitig umgesetzt werden konnten. So musste im USZ parallel mit dem neuen und alten System mit der dazugehörenden Schnittstelle ein weiteres Jahr gearbeitet werden.

Neues Lohneinstufungsmodell für
Assistenzärztinnen und Assistenzärzte
Katrin Niedermann, Stv. Personalleiterin

Eine Arbeitsgruppe, bestehend aus Vertreterinnen und Vertretern des VSAO, Sektion Zürich, der Gesundheitsdirektion, des USZ sowie der Personalkommission des VZK erarbeitete und erprobte ein neues Lohneinstufungsmodell.

Im Dezember 2002 stimmte die Gesundheitsdirektion der Inkraftsetzung des neuen Modells per 1. Januar 2003 zu. Die rund 600 Assistenzärztinnen und -ärzte des USZ werden per 1. April 2003 - rückwirkend auf den 1. Januar 2003 - überführt.

Mit dem neuen Modell wird im Gegensatz zu der bisherigen Lohneinreihungspraxis mit erweiterten Kriterien, wie beispielsweise der kumulierten Berufserfahrung, der Facherfahrung im Anstellungsfach und dem Grad des FMH-Weiterbildungsniveaus, eine differenziertere und gerechtere Lohneinstufung vor allem auch für die erfahrenen Assistenzärztinnen und -ärzte gewährleistet.

Regelung externe Weiterbildung

Am 1.10.2002 wurde die neue Regelung externe Weiterbildungen in Kraft gesetzt. Die Regelung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ausgenommen ist die Ärzteschaft, wobei für nicht medizinische Weiterbildungen die Regelung sinngemäss auch angewendet wird. Ebenfalls wurde die Abstufung der Kostenbeteiligung durch das USZ verfeinert und die Übernahme von Nebenkosten und Spesen klar geregelt.
Aus dem Besuch von externen Weiterbildungsveranstaltungen entsteht für die Mitarbeiter/innen in der Regel eine Rückzahlungsverpflichtung bei vorzeitigem Austritt, deren Frist je nach Kostenbeteiligung durch das USZ und insbesondere auch die Dauer des bezahlten Weiterbildungsurlaubs variiert.

Beförderungsrunde 2002 und 2003

Per 1.7.2002 standen 0.4% der Gesamtlohnsumme für individuelle Beförderungen zur Verfügung. Die beantragten Beförderungen wurden fristgemäss durchgeführt. Im September 2002 kündigte der Regierungsrat eine weitere Beförderungsrunde per 1.1.2003 an, diesmal 0.6% der Gesamtlohnsumme. Um die Qualität des Prozesses zu optimieren, wurde von der Spitalleitung definiert, dass neu für alle Mitarbeitenden eine aktuelle Mitarbeiter-Beurteilung durchgeführt werden müsse, nicht nur für diejenigen, die befördert werden sollen. Da die Zeit bis Ende Jahr zu kurz war, um einen Prozess dieser Dimension zu erarbeiten, und zudem der Wechsel des Kantonalen Personaladministrationssystems per 1.1.03 bevorstand, konnte mit dem Personalamt des Kantons Zürich vereinbart werden, dass das USZ die Beförderungen per 1.7.03, rückwirkend auf den 1.1.03 vornehmen kann. Zur Transparenz der Beurteilungsrunde hat das HRM eine online-Datenbank den Verantwortlichen in den Leistungszentren zur Verfügung gestellt, wo sie die Gesamtbeurteilungen für alle Mitarbeitenden eintragen und Beförderungsvorschläge machen konnten.

Zur Umsetzung des neuen Reanimations-Konzeptes, das unter anderem die Schulung in Basic-Life-Support (BLS) für alle Mitarbeiter/innen mit Patientenkontakt alle zwei Jahre vorsieht, wurde die Personalentwicklung beauftragt, die BLS-Kurse zu organisieren und zu administrieren. Um die vielen Kurse überhaupt anbieten zu können, wurden zuerst in vier Kursen Lehrer/innen für Reanimation nach den Richtlinien des Swiss Resuscitation Council ausgebildet. Mit Start am 22.10.2002 wurden bis Ende Jahr 33 BLS-Kurse à sechs Teilnehmer/innen durchgeführt. Eine rapide Steigerung der Anzahl Kursdurchführungen auf ca. 30 - 40 pro Woche ist abzusehen und auch gewünscht, damit das Rea-Konzept auch breit abgestützt umgesetzt werden kann.