Einführung des neuen Informations-
und Logistiksystems (GILS)
Weshalb ein neues System dringend
notwendig war
Drei der 4 Gastronomie-Sektoren (Küchen, Lebensmitteleinkauf und Ernährungsberatung) arbeiteten mit einer grossen Anzahl Programme unterschiedlicher Softwarehersteller. Die Anzahl der Programme ist ständig gewachsen und einzelne der eingesetzten Applikationen waren zum Teil veraltet. Viele der Funktionalitäten mussten behelfsmässig mittels MS Office-Anwendungen gelöst werden. Diese waren nicht immer effizient und es existierten auch praktisch keine Schnittstellen zwischen den Applikationen, wodurch Mehrfacherfassungen unumgänglich waren.
Ebenfalls veraltet war das ehemalige Bestellsystem für Patientenessen. Dieses war zwar sehr gut eingeführt in der Pflege und der Gastronomie, liess aber nur bedingt Angebotsänderungen zu.
Systemanforderungen und Projektverlauf
Für die Gastronomie sollte eine modulare Gesamtlösung, die den Informatikanforderungen des USZ entspricht, gefunden werden.
Gleichzeitig musste die Lösung die Bereiche Lagerbewirtschaftung, Rezeptverwaltung- und Kalkulation, Menüplanung, Nährwertberechnungen und das Menübestellsystem abdecken.
Sogenannte «Papierlösungen» wie zum Beispiel vorgedruckte Essensbestellkarten sollten nicht mehr zum Einsatz kommen. Dafür sollte sich die Dienstleistung für die Patienten verbessern und das Verrechnen von Zusatzleistungen möglich sein.
Im Jahr 2000 wurde ein Projektteam gebildet, bestehend aus Vertretern der Gastronomie, der Pflege sowie der Informatik und einem externen Berater. Die Projektleitung übernahm die Leiterin Gastronomie.
Das Team wurde mit den Aufträgen betraut, ein Pflichtenheft zu erstellen, die Submission durchzuführen, das Konzept GILS zu erstellen und die Evaluation durchzuführen.
Aus 6 Anbietern erfüllte eine deutsche Firma den Anforderungskatalog am besten und erhielt den Zuschlag.
Im Jahr 2002 konnte die Gastronomie die Realisierungsphase mit dem 1. Modul angehen: Erfassung sämtlicher Lebensmittel im System, und Erstellung der Rezepturen durch die Küche. Die Ernährungsberatung und die Diätküche starteten anschliessend mit den Nährwertberechnungen. Zudem wurde das gesamte Essensangebot für die Patientinnen und Patienten im System hinterlegt.
In einem 2. Schritt wurde die Logistik für die Patientenessensbestellungen eingerichtet.
Im Spätsommer 2003 konnte mittels Pocket-PC auf die elektronische Essensbestellung auf allen Stationen umgestellt werden.
Rund 250 Mitarbeitende der Pflege wurden für diese Einführung geschult.
Nach einem nicht ganz problemlosen Start bestellen heute alle 80 Stationen das Essen für ihre Patientinnen und Patienten mit GILS und dem Pocket-PC. Der Softwarelieferant und das USZ sind nun an Verfeinerungen und Verbesserungen in der Anwendung.
Ausblick
Als nächstes ist die Einführung der Komponentenwahl für die Patientenessen vorgesehen. Die Komponentenwahl ermöglicht es, einzelne Bestandteile der Menüs nach individuellem Wunsch zu kombinieren und stellt eine wesentliche Verbesserung der Dienstleistung für die Patienten dar.
Des weiteren sollten die für die Stationen benötigten Lebensmittel ebenfalls mit dem Pocket-PC über GILS bestellen können.
In Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung werden die Grundlagen für die Verrechnung von zusätzlichen Leistungen, z.B. Besucheressen, zusätzliche Getränke etc., mittels GILS erarbeitet.
Patientengastronomie
Das Projekt Patientengastronomie wurde im Frühling 2003 von der Ökonomie und der Pflege gestartet mit dem Ziel, weitergehende Verbesserungen für die Patienten und Patientinnen zu erarbeiten. Im Projektteam vertreten sind Mitarbeiter der Pflege, des ärztlichen Dienstes, der Gastronomie und des Qualitätsmanagements. Projektleiterin ist Frau M. Casari, Stabstelle Betrieb.
Hauptziel ist eine verstärkte Kundenorientierung gegenüber den Patientinnen und Patienten im gastronomischen Bereich und die Verbesserung der Beratung über das Angebot.
In 5 Arbeitsgruppen werden verschiedene Themen behandelt
Reorganisation Patientengastronomie:
Definition des USZ-Gastronomiestandards und Festlegung von Kompetenzen und Aufgaben für Gastronomiedienstleistungen.
Schulung Patientengastronomie:
Pflegende werden mittels eines Schulungsprogramms «Patientengastronomie» in ihren Gastronomieaufgaben unterstützt. Zudem wird ein Einführungsmodul GILS für Neueintretende der Pflege angeboten.
Kostformen:
Die Kostformen und die Diäten entsprechen den neuesten ernährungswissenschaftlichen und - physiologischen Erkenntnissen. Basierend auf diesen wird ein Grundleistungsangebot Gastronomie definiert.
Angebot und Verrechnung:
Das Leistungsangebot mit Wahlmöglichkeit ist kundenorientiert gestaltet und alle Preise sind definiert. Patientinnen und Patienten werden über die Angebotsbreite dokumentiert und informiert, welche Leistungen in der Tagespauschale inbegriffen sind und welche persönlich bezahlt werden müssen.
Infrastruktur Patientengastronomie:
Die Einrichtungen der Apparate und Arbeitsmittel in den Stationsoffice entsprechen den Vorschriften des Lebensmittelgesetztes und ermöglichen effiziente Arbeitsabläufe. Patientenaufenthaltsräume sind kundenorientiert gestaltet und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
Bereits im 2003 konnte mit dem Schulungsprogramm Patientengastronomie gestartet werden und ist auf gutem Erfolgskurs.
Die übrigen Gruppen werden im Jahr 2004 in die Realisationsphase kommen.
Wir sind überzeugt, dass durch die beiden Projekte die Grundlage für eine professionelle und kundenorientierte Patientengastronomie gelegt ist. Zudem ist die Gastronomie-Informatik für die nahe Zukunft sichergestellt.
