| Human Resources Management (HRM) |
HRM im Jahr der grundlegenden Veränderungen.
Auf den 1. Mai 2003 hat sich unter der neuen Leitung des HRM, Hans Holzer, die ganze Struktur und Organisation der ehemaligen Personalabteilung gemäss dem Projektplan von «HRM-Jump» verändert. Ziel dieser Neuausrichtung der Personalarbeit war, dass die Führungskräfte eine engere Betreuung erfahren und eine umfassendere Unterstützung in allen Personalfragen erhalten respektive anfordern können. Die meisten Mitarbeitenden des HRM haben quasi über Nacht eine neue Aufgabe in einem neuen Team und einen neuen Arbeitsplatz angetreten. Durch die neue Zuteilung der Betreuungsbereiche änderten sich auch die Ansprechpersonen in den Leistungszentren und so wurden in der ersten Zeit die wichtigen persönlichen Kontakte zu den Führungskräften etabliert. In der zweiten Jahreshälfte wurde begonnen, die wichtigsten Prozesse und Schnittstellen zu beschreiben, um die zu erbringende Dienstleistung, mit Schwergewicht HR-Services, laufend zu verbessern.
Durch die operative Umsetzung von «HRM-Jump» hat sich das neue HRM in fünf Abteilungen gegliedert:
HR-Services (Personal- & Lohnadministration)
Personalleiter / Personalbereichsleiter (Betreuung und Unterstützung der Führungskräfte)
HR-Controlling (erarbeiten von Führungskennzahlen für die Leistungszentren)
Personal- und Organisationsentwicklung (standardisierte und individuelle Angebote für die Weiterentwicklung von Führungskräften, Teams und Mitarbeitenden)
Betriebliche Sozialberatung (Beratung von Mitarbeitenden bei sich auf den Arbeitsplatz auswirkenden persönlichen Problemen)
Flächendeckende Mitarbeiterbeurteilung
Erstmals in der Geschichte des USZ wurden alle Mitarbeitenden unabhängig der Beförderungsabsicht durch ihre Vorgesetzten beurteilt. Dabei wurden im Zeitraum vom 1.1.2002 und 30.4.2003 über 6000 MBU erstellt und mit den Mitarbeitenden besprochen. Die Gesamterfüllungsquote lag am 1. Juli 2003 bei 97%.
Zwei Beförderungsrunden im gleichen Jahr
Im Juli 2003 wurde rückwirkend die Beförderungsrunde per 1. Januar 2003 durchgeführt. Dieser Beförderungsprozess war an den gleichzeitig durchzuführenden Mitarbeiter-Beurteilungsprozess gebunden. Nur diejenigen Leistungszentren konnten Mitarbeitende befördern, welche auch eine 100%ige Beurteilungsquote auszuweisen hatten. Die Beförderungsquote von 0.6% wurde an rund 20% der berechtigten Mitarbeitenden verteilt. Erstmals wurde den Leistungszentren für diesen Zweck eine Online-Datenbank zur Verfügung gestellt, worin die individuelle Gesamtbeurteilung sowie der Beförderungsvorschlag erfasst werden konnte, was eine schnelle Prozessübersicht sowie weitere qualitative und quantitative Aussagen ermöglichte. Dieses Tool hat sich sehr bewährt und den ganzen Prozess wesentlich vereinfacht und beschleunigt.
Im Herbst’03 wurde durch den Regierungsrat per 1.1.04 erneut eine Beförderungsquote von 0.8% freigegeben. Unter Einhaltung des VA 04 und des KEF konnte das USZ letztendlich eine Beförderungsquote von 0.71% an die Mitarbeitenden freigeben, welche durch die Vorgesetzten nicht voll ausgeschöpft wurde. Diese Beförderungsrunde war nicht wie im Vorjahr an eine flächendeckende Mitarbeiterbeurteilung gebunden. Die Beförderungsquote wurde an rund 22% aller berechtigten Mitarbeitenden verteilt.
Personalfest
Daniela Scotoni, Projektleiterin Personalfest
Im Auftrag der Spitalleitung wurde 2003 nach neun Jahren zum ersten Mal wieder ein Personalfest für alle USZ-Mitarbeitenden organisiert. Das Fest unter dem Motto «Jazz meets Flamenco» fand an zwei Terminen, dem 22. August und dem 5. September 2003 im Eventlokal X-TRA, in Zürich, statt. Hauptattraktion der Veranstaltung war der Auftritt von Nina Corti. Des weiteren traten ein Flamenco-Trio und eine Dixie-Band auf. Auf einer speziellen Bühne zeigten USZ-Mitarbeitende eigene Darbietungen. Die Disco im Hauptsaal fand bis in die frühen Morgenstunden sehr grossen Anklang. Für das leibliche Wohl sorgte ein Catering mit einem phantastischen mediterranen Buffet. Ausserdem wurden zu später Stunde von den Mitgliedern der Spitaldirektion begehrte USZ-Cüpli ausgeschenkt.
An den beiden Anlässen haben je ca. 1’500 Gäste teilgenommen, was ungefähr der Hälfte aller Mitarbeitenden im USZ entspricht. Das Fest wurde von den anwesenden Gästen sehr geschätzt und die Stimmung war ausgezeichnet. Dies zeigten auch die zahlreichen Danknoten und Feedbacks nach dem Anlass.
Interne Projektleiterin war D. Scotoni, Personalentwicklerin. Sie war Schaltstelle zur externen Event-Agentur, die den Grossteil der Organisation übernahm.
Human Resources Services
Hans U. Holzer, Leiter HRM
Die Produktivsetzung von PALAS per 1. Januar 2003 und die anschliessende Nutzung der Lohnapplikation war bis ins 3. Quartal 2003 mit grösseren Mängeln in Funktionalität und Sicherheit verbunden, was häufig Unsicherheit auslöste und zu Ineffizienz in der Nutzung durch die Anwender führte. Dies hatte grosse Auswirkungen auf die Ressourcenbindung im Bereich der gesamten Personaladministration sowie die Qualität der erbrachten Leistung. Trotzdem sind wir zuversichtlich, laufend weitere, für uns wichtige Funktionen dieser komplexen Applikation nutzen zu können.
Ab dem 1. Mai 2003 wurde im Rahmen von «HRM-Jump» das bisherige Lohnbüro durch Mitarbeitende aus den ehemaligen Personalbüros verstärkt. Unter neuer Leitung werden nun alle administrativen Personaldienstleistungen zentral durch drei Service-Teams erbracht.
In der zweiten Jahreshälfte wurde sehr intensiv an den verschiedenen Prozessen des HR-Services, den Betreuungsfunktionen und den entsprechenden Schnittstellen gearbeitet. Diese Aufgabe, wie auch die laufende Qualifizierung der Mitarbeitenden in den Service-Teams ist weiter in Entwicklung.
Personal- und Personalbereichsleiter
Seit dem 1. Mai 2003, stehen den Führungskräften eines Leistungszenters eine namentlich definierte Ansprechperson - Personal- oder Personalbereichsleiter - für alle Personalfragen zur Verfügung. Die Kontaktaufnahme mit den Führungskräften erfolgte in den darauffolgenden Monaten und seither haben sich die persönlichen Kontakte zu den meisten Leistungszentren positiv intensiviert und es konnte zu den verschiedensten Themenstellungen wertvolle Unterstützung geleistet werden.
Um die neue HR-Betreuungsdienstleistung qualitativ breit abzustützen, wurde im Rahmen von Arbeitsgruppen mit der Überarbeitung vom Eintritts-, Rekrutierungs- und Austrittsprozess sowie den dazugehörenden Instrumenten begonnen.
HR-Controlling
Dejan Brankovic, Leiter HR-Controlling
Mit sehr viel Abklärungsaufwand verbunden konnte der Sollstellenplan in zwei Etappen durch die Spitalleitung genehmigt werden. Somit konnte dann per Ende 2003 mit wenigen Ausnahmen auch der ganze IST-Stellenplan für die einzelnen Leistungszentren bereinigt werden. Dem HR-Controlling wurde die Einführung einer Applikation bewilligt, die es nach der Einführung im 2004 ermöglicht, auf effiziente Art und Weise IST-/SOLL- und Durchschnitts-Vergleiche zu berechnen. Dadurch können den Führungskräften umfassendere Bestandesaussagen bei gleichzeitig verkürzten Auswertungszeiten und erhöhter Auswertungsqualität zur Verfügung gestellt werden.
PEP, unser Personalplanungsinstrumen konnte dieses Jahr auch in den meisten Teilbereichen vom Betrieb eingeführt werden. Damit werden im Bereich Absenzmanagement zusammen mit der Pflege gut 3’600 Mitarbeitende geplant, was rund 60% aller USZ Mitarbeitenden entspricht. Dank der automatischen Schnittstelle von PEP ins PALAS konnten ab August alle variablen Zeitdaten ohne weitere manuelle Eingriffe lohnrelevant verarbeitet werden, was zu einer wesentlichen Effizienzsteigerung beigetragen hat.
Personal- und Organisationsentwicklung
Daniela Scotoni, Personalentwicklerin
Aus der Abteilung Personalentwicklung, mit den Arbeitsschwerpunkten interdisziplinäre Kurse, Kursadministration und Berufsausbildungen, wurde am 1. Mai 2003 die neue Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung. Zusätzlich zu den bisherigen Mitarbeitenden wurde ein neuer Leiter, Rolf Brüderlin, bestimmt. Ausserdem stiessen zwei weitere Mitarbeitende zum Team, die sich vor allem mit der Rekrutierung und dem Bewerberpool beschäftigen.
In der Folge konzentrierte sich das Team darauf, neben dem Aufrechterhalten der bisherigen Dienstleistungen, die zukünftige Ausrichtung und das Angebot der Personal- und Organisationsentwicklung zu definieren. Die definierten Angebote werden nach und nach entwickelt und eingeführt.
Am 1.8.2003 wechselten die drei Teilzeit-Mitarbeiterinnen der Kursadministration von der Personal- und Organisationsentwicklung ins neue Bildungszentrum. Die Arbeitsteilung und Schnittstellen zwischen Personal- und Organisationsentwicklung und Bildungszentrum nahm einige Zeit in Anspruch. Die Personal- und Organisationsentwicklung ist für Konzept, Inhalt und Kursleitung der überfachlichen Kursangebote (zB. Führungskurse, Ausbildner/innenkurse, Kurse zur Persönlichkeitsentwicklung) zuständig, das Bildungszentrum für die fachlichen Kurse (z.B. Computerkurse, Kurse für die Ökonomie).
Kurse, Trainings und Seminare
Ausgerichtet auf die USZ-Strategie wurde ein neues Konzept der Führungskräfte-Entwicklung konzipiert und von der Spitalleitung verabschiedet. Das Konzept der Grundausbildung Führung wurde fertig gestellt und die ersten Kurse starten Anfang 2004.
Begleitend zur Beförderungsrunde 2003 bot die Personalentwicklung halbtägige Refresher-Workshops zum Thema Mitarbeiterbeurteilungen an. Es nahmen knapp hundert Führungskräfte an diesen Workshops teil.
Es wurden eine Reihe von Spezialkursen zum Thema Führung oder Kundenorientierung für einzelne Berufsgruppen oder Abteilungen konzipiert und erfolgreich durchgeführt.
Beratung und Organisationsentwicklung
Rolf Brüderlin, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung
Neben den rein kursorientierten Angeboten wurden vermehrt Anfragen zu konkreten Situationen und Massnahmem zur Vertiefung von Kursinhalten an die Personal- und Organisationsentwicklung heran getragen. Das Spektrum reichte von Einzelberatungen zu Führungssituationen bis zur Moderation von Workshops mit Teams.
Ein weiterer Schwerpunkt war die Arbeit am Prozess und den Instrumenten der zukünftigen Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnen-Beurteilung, teilweise in Zusammenarbeit mit dem kantonalen Personalamt.
Berufsausbildungen BBT-Berufe
Fredy Bolt, Koordinator Berufsausbildungen BBT
Im Sommer begann der Pilotjahrgang der Fachangestellten Gesundheit FAGE seine Ausbildung. Der Ansturm auf die rund 130 Stellen im Kanton Zürich war gewaltig: Das USZ stellte 7 Lehrstellen zur Verfügung, die aus über 250 Bewerbungen besetzt wurden Die zukünftigen FAGE sollen einerseits einen eigenständigen Beruf im Bereich der Schnittstellen zwischen Pflege, Administration, Logistik, Hauswirtschaft und Medizinaltechnik ausüben; anderseits wird erwartet, dass sie die Rekrutierungsbasis für die späteren Pflege- und MTT-Ausbildungen auf Tertiärstufe sind.
In der kaufmännischen Ausbildung wurde die Neue Kaufmännische Grundausbildung in der ganzen Schweiz eingeführt. Sie bringt betrieblich eine deutliche Mehrbelastung für Ausbildnerinnen, Ausbildungsverantwortliche und für die schulische Wissensvermittlung im Betrieb. Sehr positiv ist, dass die meist sehr guten Leistungen, welche die Lernenden im Betrieb erbringen, nun prüfungsrelevant benotet werden können.
Berufsausbildungen Medizinisch-Technische
und -Therapeutische Berufe
Myrta Huber Gygax, Koordinatorin Berufsausbildungen MTT
In der Augenklinik konnten drei Orthoptistinnen ihre Ausbildung abschliessen. Kostengründe führten dazu, dass die Schule das Weiterbestehen in der bisherigen Form diskutieren musste. Ein Entscheid wurde noch nicht gefällt.
Das Interesse an der Ausbildung zur Medizinischen Laborantin/zum Medizinischen Laboranten ist ungebrochen. Im Berichtsjahr erhielten fünf Lernende ihr Diplom. Eine Frischdiplomierte konnte im USZ weiter beschäftigt werden.
Die Ausbildungskommission für Medizinische Laborantinnen USZ beschäftigte sich im vergangenen Jahr mit den Auswirkungen der Bildungsreform auf die betriebliche Ausbildungsarbeit. Die Ausbildung und damit die Aufnahme-Voraussetzungen für Kandidatinnen, welche sich für den Beruf der Medizinischen Laborantin entscheiden, werden ab Herbst 2005 definitiv gemäss Tertiär-Niveau sein. Im USZ ist die Rekrutierungspraxis für die Aufnahmen 2004 bereits nach diesem Massstab ausgelegt.
Von den drei Frischdiplomierten MTRA konnte eine als neue Fachkraft eine offene Stelle in die Klinik für Radio-Onkologie antreten.
Die fünf Lernenden, welche als Fachleute für medizinisch-technische Radiologie am 1. Januar 2003 ihre Ausbildung antraten, gehören an der Schule für MTRA zum ersten Klassenzug der nach modularem Ausbildungsgang ausgebildet wird.
Betriebliche Sozialberatung
Eva Bohtz, Betriebliche Sozialberatung
Es war festzustellen, dass die Dienstleistungen der betrieblichen Sozialberatung für Mitarbeitende wie Führungskräfte weiterhin an Bedeutung gewinnen konnte. Tendenziell wurde die Beratung immer häufiger frühzeitig in Anspruch genommen, was half, die Problemstellungen in einem frühen Stadium zu erkennen und einer Lösung zuzuführen. Die Schulungsveranstaltungen konnten auch dieses Jahr zu einer verbesserten interdisziplinären Zusammenarbeit beitragen.
Weiterhin ermöglichten die regelmässigen Telefonzeiten, innerhalb nützlicher Frist persönlich erreichbar zu sein und die Kontaktmöglichkeit via e-Mail stabilisierte sich auf hohem Niveau.
Was zunehmend spürbar wurde und Sorge bereitet, sind der durch die Folgen der gegenwärtigen wirtschaftlichen Situation erwirkte Spardruck auf die Organisationseinheiten und der damit zusammenhängenden vielfältigen Belastungen von Mitarbeitenden.
